Logiciel de caisse coiffure certifié, obligatoire pour mon salon de coiffure ?

Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse coiffure doivent être conformes à la norme NF525.

‍Tous les salons sont-ils concernés ?

En tant que gérant de salon de coiffure, de nombreuses responsabilités vous incombent, notamment l’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié à partir du 1er janvier 2018. On vous explique tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de caisse certifiés 😉

Qu'est-ce qu'un logiciel de coiffure certifié ?

Afin de lutter contre la fraude fiscale, l’Etat français a décidé de mettre en place une loi obligeant les gérants de salon de coiffure de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié. Un logiciel de caisse certifié est donc un logiciel qui respecte l’article 88 de la loi n°0215-1785 du 29 décembre 2015 des finances pour 2016 (c'est la fameuse loi finances).
Un logiciel de caisse certifié doit répondre à 4 conditions :

• L’inaltérabilité : toutes les données d’encaissement sont enregistrées. Les corrections sont donc visibles dans votre logiciel de caisse.
• La sécurisation : le logiciel de caisse certifié doit garantir l’inaltérabilité.
• La conservation : le logiciel de caisse certifié doit prévoir les clôtures journalières, mensuelles et annuelles. Celles-ci doivent être conservées 6 ans.
• L’archivage des données : un logiciel de caisse certifié doit dater les données et permet donc une traçabilité des documents.

Un logiciel de caisse est approuvé certifié suite à une évaluation de sa conformité du système de caisse et à un audit de système de management de sa qualité.

Comment savoir que mon logiciel de caisse est certifié ?

Si vous désirez être certain que votre logiciel de caisse est certifié, nous vous conseillons de vous équiper d’un logiciel certifié par des organisations reconnues, telles que l’AFNOR ou le LNE. Pour être sûr, demandez dès aujourd’hui à l’éditeur de votre logiciel de vous fournir le certificat de conformité que vous devrez présenter si vous avez un contrôle. À savoir, il existe 3 moyens pour les éditeurs de logiciel de caisse d’avoir un logiciel caisse certifié :

• La norme NF 525 de l’AFNOR (Association française de normalisation)
• La “Certification des systèmes de caisse” du LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais)
• La certification de l’éditeur du logiciel de caisse lui-même.

‍Qu’est-ce que je risque si je n’ai pas un logiciel de caisse certifié ?

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Si vous avez un logiciel de caisse qui n’est pas certifié par l’AFNOR, le LNE, ni par l’éditeur du logiciel, vous risquez une amende de 7 500 €. L’entreprise qui persistera dans ces manquements verra les montants de l’amende s’élever.

Si votre logiciel de caisse est certifié par l’AFNOR, le LNE ou par l’éditeur du logiciel de caisse mais que, pour quelconque raison, votre logiciel de caisse présente une faille lors de l’audit, alors c'est le certificateur qui est responsable de cette faille.

À savoir : si votre salon de coiffure n’est pas informatisé, c’est-à-dire que vous ne gérez pas vos encaissements et ne suivez pas votre journal de caisse sur Excel par exemple, vous pouvez garder un journal de caisse papier. Notons également que les auto-entrepreneurs ne sont pas non plus soumis à cette obligation.

Cependant, un logiciel caisse certifié vous permet d’avoir une visibilité rigoureuse sur vos encaissements et ainsi bloquer toutes erreurs de gestion que ce soit pour des encaissements, des décaissements, de la fermeture de caisse et des journaux de caisse à transmettre à votre comptable.

De plus, avec un logiciel de caisse certifié vous pourrez communiquer simplement les données de votre salon de coiffure à votre comptable.